Kongresse werden modern – welche Möglichkeiten gibt es

Kongresse sind wichtige Veranstaltungen, die Wissenstransfer, Networking und den Austausch von Informationen ermöglichen. In der modernen Zeit bieten innovative Technologien und digitale Lösungen zahlreiche Möglichkeiten, um Kongresse effizienter, interaktiver und ansprechender zu gestalten. In diesem Beitrag werfen wir einen kurzen Blick auf einige dieser modernen Elemente.

Ein moderner Empfangscounter ist der erste Eindruck, den die Teilnehmenden von einem Kongress erhalten. Statt herkömmlicher Schilder und gedruckter Programme bieten Screens am Empfangscounter die Möglichkeit, das aktuelle Programm und andere wichtige Informationen in Echtzeit anzuzeigen. Dies erleichtert die Orientierung und stellt sicher, dass die Teilnehmenden stets über die neuesten Entwicklungen informiert sind.

Ein gut gestaltetes Wegeleitsystem innerhalb der Kongresslocation ist unerlässlich, um den Teilnehmenden zu helfen, sich zurechtzufinden. Digitale Wegeleitsysteme, die auf Bildschirmen angezeigt werden, können interaktive Karten, Standortinformationen und Anweisungen zur Verfügung stellen.

Die Präsentationen der Redenden können digital am Counter in die Cloud hochgeladen werden. Dies ermöglicht einen einfachen Upload der Präsentationen durch die Wahl des Raumes, der Uhrzeit und des Namen der redenden Person. Die Technologie automatisiert die Verteilung der Präsentationen in die entsprechenden Räume, was den Organisatoren viel Zeit und Aufwand erspart und viele weitere Vorteile bietet.

Mit einer Selfprint-Station können Teilnehmende ihren Eintritt einfach und bequem verwalten. Durch das Scannen des QR-Codes, den sie vorab per E-Mail erhalten haben, können sie sich schnell und unkompliziert einchecken. Dies reduziert Wartezeiten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf beim Einlass.

Infoscreens an verschiedenen Orten innerhalb der Kongresslocation bieten stets aktuelle Informationen zum Programmablauf, Raumwechseln und weiteren wichtigen Hinweisen. Teilnehmende können sich über diese Bildschirme jederzeit über die aktuellen Vorträge, Workshops und Veranstaltungen informieren.

Die Präsentation wissenschaftlicher Poster erhält eine digitale Note durch E-Poster Terminals. Diese ermöglichen es den Teilnehmenden, wissenschaftliche Poster inkl. der Zusammenfassung durch KI-Technologie in Text- und Videoformaten anzuzeigen. Anstatt traditioneller gedruckter Poster können die Teilnehmenden interaktive Displays nutzen, um die Inhalte der Poster auf innovative Weise zu erkunden. Die KI-Technologie ermöglicht zudem automatisch generierte Zusammenfassungen der Poster, die sowohl in Text- als auch in Videoform präsentiert werden. Dies erleichtert den Zugang zu den Forschungsergebnissen und fördert den Austausch und die Diskussion darüber. Mit ein paar Tipps lässt sich die E-Poster Station ganz einfach umsetzen. 

Ein digitales Rednerpult bietet den Vortragenden die Möglichkeit, ihre Präsentationen bequem zu steuern. Durch einen integrierten Vorschaumonitor können die Rednerinnen und Redner eine Vorschau ihrer Folien und Notizen sehen, während sie ihre Rede halten. Dies erleichtert die Präsentation und ermöglicht eine nahtlose Interaktion mit dem Publikum.

Für den Vorsitz und die Rednerinnen und Redner ist ein Vorschaumonitor von großer Bedeutung. Dieser Monitor zeigt die Präsentation in Echtzeit an und informiert über die verbleibende Redezeit. Dadurch können die Vorsitzenden den zeitlichen Ablauf im Blick behalten und die Rednerinnen und Redner rechtzeitig auf das Ende ihrer Rede hinweisen. Dies trägt zu einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung bei.

Der Vorsitzende einer Veranstaltung benötigt häufig einen Laptop, um den Ablauf zu verwalten und auf Unterlagen zuzugreifen. Ein digitales Namensschild kann personalisierte Informationen wie den Namen des Vorsitzenden, das Logo der Veranstaltung und weitere Details anzeigen. Dies verleiht dem Vorsitzenden eine professionelle Ausstrahlung und ermöglicht eine einfache Identifizierung während des Kongresses.

Die Umsetzung moderner Kongresse durch den Einsatz innovativer Technologien und digitaler Lösungen hat das Potenzial, die Teilnehmererfahrung zu verbessern und den Ablauf effizienter zu gestalten. Von interaktiven Empfangscountern über digitale Medienannahme und E-Poster Terminals bis hin zu digitalen Rednerpulten und Vorschaumonitoren bieten diese Technologien zahlreiche Vorteile. 

Sie ermöglichen eine nahtlose Kommunikation, einen einfacheren Zugang zu Informationen und eine effektivere Organisation von Veranstaltungen. Die Integration dieser modernen Elemente ist entscheidend, um die Teilnehmenden zu begeistern und eine inspirierende Atmosphäre für den Wissensaustausch zu schaffen.