Ein Empfangscounter auf einem Kongress ist eine zentrale Anlaufstelle für Teilnehmende und Besucher, an der sie Informationen erhalten, sich registrieren und verschiedene Dienstleistungen in Anspruch nehmen können. Der Empfangscounter spielt eine wichtige Rolle bei der Organisation und Durchführung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs. Im Folgenden werden die Funktionen und Services eines typischen Empfangcounters auf einem Kongress näher erläutert:

Registrierung und Check-in

Der Empfangscounter ist der erste Anlaufpunkt für Teilnehmende, um sich zu registrieren und einzuchecken. Hier erhalten sie ihre Teilnehmerunterlagen, wie Namensschilder, Eintrittskarten und eventuell auch Programmhefte oder andere relevante Informationen.

Informationsaustausch

Am Empfangscounter können Teilnehmende Informationen über den Ablauf des Kongresses, Veranstaltungsorte, Sitzungsräume, Ausstellungsbereiche, geplante Vorträge und andere wichtige Details erhalten. Die Mitarbeiter stehen den Teilnehmenden zur Verfügung, um Fragen zu beantworten, Anliegen zu klären und Informationen weiterzugeben.

Ausgabe von Materialien

Oftmals werden am Empfangscounter zusätzliche Materialien oder Ressourcen ausgegeben, wie beispielsweise Broschüren, Werbematerialien, Notizblöcke, Stifte oder Werbegeschenke. Diese können den Teilnehmenden dabei helfen, sich über Aussteller, Sponsoren oder spezifische Themen des Kongresses zu informieren.

Planung von Zusatzleistungen

An einigen Empfangcountern können Teilnehmende Zusatzleistungen buchen oder weitere Anforderungen angeben, wie beispielsweise die Teilnahme an Workshops, die Buchung von Hotelzimmern, die Reservierung von Sitzungen oder die Anmeldung zu speziellen Veranstaltungen. Die Mitarbeiter am Empfangscounter unterstützen die Teilnehmenden bei diesen Anfragen und stellen sicher, dass ihre Wünsche berücksichtigt werden.

Der Empfangscounter spielt somit eine zentrale Rolle bei der Organisation und Koordination eines Kongresses. Durch die vielfältigen Funktionen und Services, die dort angeboten werden, unterstützt er die Teilnehmenden dabei, einen erfolgreichen und reibungslosen Kongressbesuch zu erleben.

Sie können Ihren Empfangsbereich nach den Bedürfnissen der Teilnehmenden gestalten und z.b. durch eine Medienannahme oder Selfprint-Station für den Check-In erweitern oder Infoscreens an den Seiten oder an der Rückwand zur Anzeige der Agenda und des Wegeleitsystems.

Leistungen Xscreen

Rückwände aus flexiblen Aluvisions-Modulen inkl. Druck und Design im CI Ihrer Veranstaltung
Backoffice am Counter mit Stauraum und verschließbarer Tür für einen ordentlichen Eindruck Ihres Einlassbereiches
Organisation von Countermobiliar durch Partyrent
Integration von Infoscreens in der Rückwand oder einzeln neben den Empfangscountern
Erweiterung des Empfangs und Unterstützung des Check-ins mit Self-Print-Stationen

Bereit für den perfekten Empfang?

Diese Elemente sind nur der Anfang einer gut geplanten Empfangsstrategie. Egal, ob es um die Registrierung, den Check-in, die Materialausgabe oder die digitale Medienannahme geht – jedes Detail zählt für einen erfolgreichen Kongress.

Wir bieten Ihnen im Download eine umfassende Checkliste, die Ihnen alle Schritte für ein reibungsloses Empfangsmanagement aufzeigt. Machen Sie Ihren Kongress unvergesslich!

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