Der perfekte Empfang auf Kongressen: Ein Leitfaden für den Einlass

Der Empfang auf einem Kongress ist nicht nur der erste Eindruck, den Teilnehmende und Besucher von Ihrer Veranstaltung erhalten, sondern auch ein entscheidender Faktor für einen reibungslosen Ablauf.

In diesem Artikel nehmen wir Sie mit auf eine Reise durch die Welt des Empfangsmanagements und zeigen Ihnen, wie ein gut organisierter Empfangscounter, eine effiziente Selfprint-Station und eine innovative digitale Medienannahme den Unterschied machen können.

Der Empfangscounter: Herzstück der Veranstaltung

Ein Empfangscounter ist mehr als nur eine Anlaufstelle. Er ist das Herzstück Ihrer Veranstaltung, an dem Teilnehmende und Besucher nicht nur willkommen geheißen werden, sondern auch alle relevanten Informationen erhalten. Von der Registrierung und Check-in bis hin zur Bereitstellung von Materialien und der Beantwortung von Fragen – der Empfangscounter ist der Dreh- und Angelpunkt, der den Veranstaltungserfolg maßgeblich beeinflusst.

Flexibler Check-in mit Selfprint-Stationen

Moderne Kongresse setzen vermehrt auf Selfprint-Stationen für einen reibungslosen Check-in und Ergänzung zum persönlichen Check-in. Teilnehmende können ihre Namensschilder selbst ausdrucken und ersparen sich lange Warteschlangen. Durch die Verbindung von Technologie und Benutzerfreundlichkeit optimieren Sie nicht nur den Prozess, sondern bieten Ihren Gästen auch eine zeitgemäße Erfahrung.

Eine Person hält einen Besucherpass vor einen Scanner um sich am Event anzumelden.

Digitale Medienannahme: Effizienz und Nachhaltigkeit

Die herkömmliche Medienannahme gehört der Vergangenheit an. Mit digitalen Selfupload-Stationen ermöglichen Sie Referierenden eine einfache und reibungslose Abgabe ihrer Präsentationen. Keine zeitaufwendigen manuellen Vorgänge mehr – stattdessen individuelle Uploads, automatische Benennung und effiziente Verteilung. Das spart Zeit und Ressourcen, und verhindert Fehler beim Übermitteln der Präsentationen an die Techniker im Raum. Der einfach, persönliche Upload der Präsentationen ermöglicht maximal Flexibilität in der Abgabe der Präsentation. 

Bereit für den perfekten Empfang?

Ein Counter im Eingangsbereich des Events.

Diese Elemente sind nur der Anfang einer gut geplanten Empfangsstrategie. Egal, ob es um die Registrierung, den Check-in, die Materialausgabe oder die digitale Medienannahme geht – jedes Detail zählt für einen erfolgreichen Kongress. 

Wir bieten Ihnen im Download eine umfassende Checkliste, die Ihnen alle Schritte für ein reibungsloses Empfangsmanagement aufzeigt. Machen Sie Ihren Kongress unvergesslich! 

Leistungen Xscreen

  • Modulare Rückwandsysteme im Design Ihrer Veranstaltung für einen mobilen Empfangscounter

  • Self-Print-Station inkl. Einrichtung, Bereitstellung, Design und Betreuung

  • Bereitstellung von Infoscreens zur digitalen Anzeige des Programmes

  • Medienannahme als Self-Upload-Station inkl. Betreuung vor Ort

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