Medienannahme mit System

Effizient und praktisch: Die Vorteile der digitalen Medienannahme auf Kongressen

Ein Kongress oder eine Konferenz ist eine bedeutende Veranstaltung, auf der Experten ihr Wissen teilen und wichtige Themen diskutieren. Früher war es üblich, dass Redner ihre Präsentationen auf einem USB-Stick mitbrachten und diese am Veranstaltungsort an den Veranstalter übergaben. Der Veranstalter musste dann sicherstellen, dass die Präsentation auf dem richtigen Computer geladen wurde und dass alle notwendigen Audio- und Videoverbindungen hergestellt wurden oder teils durch Personen in die jeweiligen Räume bringen lassen. Dies war ein zeitaufwändiger Prozess und konnte zu Verzögerungen im Zeitplan führen.

Doch mit den Fortschritten in der digitalen Technologie gibt es nun eine effiziente und praktische Alternative: die digitale Medienannahme in Form einer Selfupload-Station.

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Was ist eine digitale Medienannahme?

Die digitale Medienannahme ist ein innovatives System, das es den Kongressteilnehmern ermöglicht, ihre Präsentationen und Vorträge bequem und einfach in digitaler Form bereitzustellen. An der Selfupload-Station können die Teilnehmer ihren USB-Stick anschließen und die gewünschte Session, Vortragszeit und den eigenen Namen auswählen bzw. eintragen. Das System erkennt automatisch die Datei und benennt sie entsprechend um, bevor sie in den richtigen Ordner und Raum abgelegt wird. Geänderte Präsentationen werden automatisch überschrieben und so sichergestellt, dass immer dien aktuellste Version in der Cloud ist.

Auf einem Tisch sind Laptops und Bildschirme zum abgeben der Präsentationen aufgebaut

Vorteile der digitalen Medienannahme

Zeitersparnis: Durch die Nutzung der digitalen Medienannahme entfällt das aufwendige Verteilen von Präsentationen durch Personen, die die Präsentation entgegen nehmen und prüfen, umbenennen oder wie früher in die jeweiligen Räume per Stick bringen. Die Teilnehmenden können ihre Dateien einfach auf den USB-Stick laden und an der Selfupload-Station hochladen. Dadurch wird wertvolle Zeit gespart, die für wichtigere Aktivitäten auf dem Kongress genutzt werden kann.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Ein weiterer großer Vorteil der digitalen Medienannahme ist die Möglichkeit, die Präsentationen vorab einzusehen und gegebenenfalls anzupassen. Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, ihre Dateien zu überprüfen, letzte Änderungen vorzunehmen oder fehlerhafte Inhalte zu korrigieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Präsentationen auf dem Kongress den höchsten Qualitätsstandards entsprechen.
Effiziente Verteilung: Durch den Einsatz eines Cloudverteilungssystems können die hochgeladenen Präsentationen schnell und einfach in die entsprechenden Räume übertragen werden. Die Teilnehmenden müssen sich keine Gedanken darüber machen, ihre Dateien von Raum zu Raum zu transportieren oder auf verschiedenen Geräten wiederherzustellen. Stattdessen werden die Präsentationen automatisch und nahtlos über das Cloudsystem verteilt.

Fazit

Die digitale Medienannahme auf Kongressen in Form einer Selfupload-Station bietet zahlreiche Vorteile für Teilnehmende und Veranstaltende. Mit diesem innovativen System können Präsentationen effizient hochgeladen, überprüft und verteilt werden. Dies spart Zeit, ermöglicht Flexibilität und sorgt für eine umweltfreundlichere Veranstaltung. Die Nutzung der digitalen Medienannahme ist ein Schritt in Richtung einer moderneren und nachhaltigeren Kongressorganisation.

Leistungen Xscreen

Bereitstellung des Selfcheckin-Terminals zum prüfen und einreichen von Präsentationen inkl. cloudbasiertem Verteilungsystem in Echtzeit
Bereitstellung einer Rückwand mit Aluvisionssystem und bedrucktem Druck im Design der Veranstaltung, mit der Möglichkeit des flexiblen Aufbaus an jeder Stelle des Kongresses
Einrichtung der Oberfläche für den Upload der Präsentationen im Design des Kongresses
Einrichtung der Cloud mit allen Räumen, Vortragszeiten und Speakern
Beleuchtung des Standes für die bessere Sichtbarkeit der Station
Anleitung zum Handling auf der Rückwand, per Infoscreen und auf der Oberfläche des Uploads möglich
Zusätzliche Bereitstellung an Informationen über das NFC Kontaktsystem an der Rückwand
Überprüfung der Präsentationen vorab und während des Kongresses und nötige Anpassungen, damit eine reibungslose Präsentation gewährleistet ist
personelle Hilfe auch an der Station direkt möglich