Auf Veranstaltung im Zeitplan bleiben

Auf einem Fachkongress mit vielen Vorträgen kann es schon mal sein, dass jemand den Zeitplan überzieht. Das ist meistens gar nicht schlimm, aber gerade bei großen Kongressen mit mehreren Räumen kann es vor allem für die Teilnehmer verwirrend sein, wenn der Zeitplan nicht so ist wie im Programm. Außerdem macht man sich dann auch meistens selbst Stress und das wollen wir ja alle für unsere Gesundheit vermeiden, oder?

In diesem Artikel geben wir Dir Tipps an die Hand, wie Du auf einer Veranstaltung im Zeitplan bleiben kannst.

Ohne Zeitplan kannst du auch keinen Plan einhalten

Der erste Schritt, um auf einer Veranstaltung im Zeitrahmen zu bleiben, ist überhaupt erst mal einen Zeitplan zu haben.

Erstelle dazu einen detaillierten Zeitplan, der nicht nur mit Feldern wie „von 8:00 Uhr bis 8:30 Uhr“, sondern füge auch ein Feld mit Redezeit ein. Somit wissen dann auch die Teilnehmer und Redner, wie viele Minuten sie haben. Dieser Zeitplan ist Dein Fahrplan für die Veranstaltung und gibt Dir einen Überblick über den Ablauf der Veranstaltung.

Für uns hat es sich bewährt einzelne Felder wie Startzeit, Endzeit, Dauer /Redezeit, Name, Vortragsname etc. zu erstellen. Gerade für uns Technikdienstleister für Kongresse ist dann noch wichtig, ob der Redner selbst sein Laptop nutzen will oder nur eine Powerpoint an der Medienannahme abgibt.

Wir haben Dir hier mal beispielsweise eine Zeitplanvorlage bereitgestellt:

Beispielzeitplan

Beispielzeitplan für dein Event:

Startzeit	Endzeit	Dauer	Vortrag	Redner	Technik benötigt	Hinweise
09:00	10:00	1h	Einführung in die KI	Dr. Müller	Projektor, Laptop	Catering schon vorher
10:00	10:15	15min	Pause	–	–
10:15	11:15	1h	Datenanalyse 101	Frau Schmidt	Projektor, Laptop, Internet	Catering Bescheid sagen
11:15	11:30	15min	Pause	–	–	Virtueller Redner vorbereiten
11:30	12:30	1h	Maschinelles Lernen	Herr Schneider	Projektor, Laptop	Catering Bescheid sagen
12:30	13:30	1h	Mittagspause	–	–
13:30	14:30	1h	Deep Learning	Dr. Fischer	Projektor, Laptop	Catering Bescheid sagen
14:30	14:45	15min	Pause	–	–
14:45	15:45	1h	Anwendungen der KI	Frau Weber	Projektor, Laptop, Internet	Catering Bescheid sagen
15:45	16:00	15min	Pause	–	–
16:00	17:00	1h	Abschlussdiskussion	Alle Redner	zusätzliche Mikrofone

Zeitrahmen kommunizieren

Der zweite Schritt ist, diesen Zeitplan zu kommunizieren, denn nur so wird den Rednern, Teilnehmern und Gästen bewusst, dass es zeitliche Beschränkungen gibt.

Ich erlebe es gerade in der Praxis auf Kongressen häufig, dass Vorsitzende sich nicht trauen, den Redner darauf hinzuweisen, dass diese schon 10 Minuten über der ihrer angedachten Redezeit sind. Das Problem ist nur … wenn das in einer Session 3 Leute machen, ist meistens schon eine ganze Pause dahin. Und das kann Teilnehmer frustrieren, die sich in der Pause gerne mit anderen Gästen austauschen wollen.

Binde also auch andere Personen mit ein, wie z. B. Vorsitzende oder Moderatoren, die durch das Programm führen, damit diese Personen auf Zeitüberschreitungen hinweisen können. Eine klare und offene Kommunikation hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Redezeit Visualisieren

Aus den Augen, aus dem Sinn bekommt vor allem auf der Bühne das Credo, wenn man eh schon voller Aufregung ist.
Deshalb ist der dritte Schritt, diese Zeiteinhaltung auch zu visualisieren.

Die einfachste Option hierfür ist die Agenda der Veranstaltung zusammen mit einer digitalen Uhr auf das Rednerpult zu legen, aber das ist nicht zwangsläufig die cleanste Variante.

Redezeit im Vorschaudisplay:

Unsere Vortragsregie beispielsweise hat immer die aktuelle Uhrzeit und einen Redezeitcountdown eingeblendet und kann auf Wunsch auch Textnachrichten einblenden, um besonders gesprächige Redner liebevoll daran zu erinnern, dass die Zeit rennt. Somit gerät die Zeit nicht so schnell in Vergessenheit.

Vorschaumonitor mit Präsentation und Redezeit

Kostenfreie Countdown Lösungen:

Aber es geht natürlich auch einfacher. Eine ausgedruckte Agenda auf den Tisch oder das Rednerpult zu kleben oder z. B. ein iPad mit Timeblocks als Zeitgeber kann auch sehr helfen, um schon klar zu kommunizieren, dass hier im Zeitplan geblieben wird.

Ipad mit Redezeit Countdown von Timeblocks

Eine professionellere Alternative, die man separat steuern kann, ist just-countdown.eu
dieses Tool ist absolut Goldwert, wenn man einen Countdown browserbasiert von woanders steuern möchte. Einfach ein Ipad vorne hinstellen. und den Countdown-link laden.

Laptop und Ipad mit steuerbaren Countdown von Just-Countdown.eu

Pausen sind deine Rettung

Egal wie gut Du planst, es kann immer etwas passieren und Pausen und Pufferzeiten sind Deine einzige Rettung.

Das Schlimmste, was ich als Techniker bisher erlebt habe, war, als ein Vorsitzender eines Verbandes trotz Redezeitcountdown und Ermahnung von anderen 60 Minuten mehr geredet hat, als ihm eigentlich im Programm der Veranstaltung zustand.

Und auch dieses Beispiel zeigt nur zu gut, dass man auch mit den besten Tools in Zeitverzug kommen kann und deswegen unbedingt Pausen als Puffer einbauen sollte. Denn im schlimmsten Fall haben Deine Gäste mehr Zeit, um sich miteinander auszutauschen und das ist ja einer der wichtigsten Faktoren für Events.

Was tun, wenn man aus dem Zeitplan gerät?

Wenn du auf deiner Veranstaltung aus dem Zeitplan gerätst, dann solltest du diese Dinge umsetzen:

Ruhig bleiben: keine Veranstaltung ist perfekt. Jeder gerät mal aus dem Plan. Das ist völlig normal.
Zeitplan nach dem kritischen Pfad prüfen: Überprüfe Deinen Zeitplan und identifiziere die Aktivitäten, die am wichtigsten sind, um das Ziel der Veranstaltung zu erreichen. Konzentriere Dich auf diese Aktivitäten und versuche, weniger wichtige Aktivitäten zu verkürzen oder sogar ganz zu streichen. Frei nach dem Motto: „Die Diskussionsrunden sollte eh nicht so lang sein.“
Kommuniziere Änderungen an externe Leistungsanbieter und Redner: Wenn sich der Zeitplan verschiebt, musst du zwangsläufig die Beteiligen informieren. Dies beinhaltet externe Dienstleister wie Caterer und Techniker sowie Redner und Teilnehmer. Eine gute Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Vielleicht musst du auch in einem Raum eine Änderung über das Mikrofon durchsagen, um die Teilnehmer zu erreichen. Noch besser ist es, wenn du dein Programm Online ändern kannst, somit sind sogar die Gäste auf den neusten Stand.
Lerne aus dem Fehler: Nach der Veranstaltung solltest Du analysieren, was schiefgelaufen ist, um ähnliche Probleme in der Zukunft zu vermeiden. Nutze diese Erfahrung als Lernmöglichkeit und mache es beim nächsten Mal besser. Unsere Erfahrung zum Beispiel zeigt, dass Redner, die sich virtuell dazu schalten, am besten in einer Pause schon vorbereitet und getestet werden sollten.

Zusammenfassung

Erstelle und kommuniziere eine klare Agenda. Lege Zeiten fest und,
kommuniziere an alle Beteiligten, wie viel Zeit die jeweiligen Redebeiträge haben dürfen.
Mache einen Redezeitcountdown sichtbar. Unsere Regie bringt einen Countdown und Zeitüberschritten-Texte mit.
Plane auch immer wieder Pausen ein, die als Puffer für Überzieher genutzt werden können.
Kürze bei Bedarf Pausen und unwichtige Beiträge ein.

Und Denk daran:
Eine Abweichung vom Zeitplan ist oftmals unschön, aber in den seltensten Fällen der Veranstaltung wirklich ein kritisches Problem. Mit guter Planung und konsequenter Kommunikation sollte der Zeitplan einfach eingehalten werden und wenn Du immer einen Redezeitcountdown eingeblendet haben willst, dann buche doch uns für Deine Veranstaltung als Technikdienstleister und wir halten Deine Redner im Zaum.

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