Reibungsloser Check-In durch Selfcheckin-Stationen

Ein reibungsloser Check-in-Prozess auf Kongressen und Konferenzen ist entscheidend, um den Teilnehmenden einen guten Start zu ermöglichen. Eine moderne Lösung, die zunehmend an Beliebtheit gewinnt, ist die Selfprint-Station, bei der die Teilnehmenden ihre Namensschilder selbst ausdrucken können. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile einer Selfprint-Station und wie sie den Registrierungsprozess vereinfacht.

Die herkömmliche Methode, bei der die Veranstalter im Vorfeld die Namensschilder drucken und diese vor Ort ausgeben, kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Die Einführung einer Selfprint-Station revolutioniert diesen Prozess und bietet zahlreiche Vorteile für sowohl Veranstalter als auch Teilnehmende.

Einfache Registrierung an der Station

Vorab erhalten die Teilnehmenden einen QR-Code, den sie bei der Ankunft scannen. Dieser QR-Code enthält alle relevanten Informationen, wie Name, Firma und gegebenenfalls Zugangsberechtigungen. Durch das Scannen wird automatisch das Namensschild an der Selfprint-Station ausgedruckt. Dies vereinfacht den Registrierungsprozess erheblich und verkürzt die Wartezeiten.

Fehlerminimierung

Durch die automatische Generierung der Namensschilder basierend auf dem QR-Code wird das Risiko von Fehlern und Tippfehlern minimiert. Die Informationen werden direkt aus dem Registrierungssystem übernommen, sodass die Teilnehmenden sicher sein können, dass ihre Namensschilder korrekt sind. Dies spart sowohl den Veranstaltern als auch den Teilnehmenden Zeit und vermeidet unangenehme Situationen.

Flexibilität und Zeitersparnis

Die Selfprint-Stationen sind in der Regel an verschiedenen Standorten auf dem Kongressgelände verteilt. Dies ermöglicht den Teilnehmenden, ihre Namensschilder schnell und unkompliziert abzuholen, ohne lange Warteschlangen zu durchlaufen. Dadurch gewinnen sie wertvolle Zeit, die sie für Networking und den Besuch von Vorträgen nutzen können.

Nachhaltigkeit

Durch die Verwendung einer Selfprint-Station wird der Papierverbrauch reduziert. Da die Namensschilder nur bei Bedarf gedruckt werden, werden weniger Ressourcen verschwendet. Dies entspricht den Nachhaltigkeitszielen vieler Veranstaltungen und zeigt das Engagement für umweltbewusstes Handeln.

Die Selfprint-Stationen können Sie im Foyer des Kongresses oder direkt am Empfangscounter integrieren und somit auch den persönlichen Kontakt gewährleisten. Damit ergibt sich eine perfekte Symbiose aller digitalen Möglichkeiten, für die Verbesserung der Teilnehmererlebnisse, von der Medienannahme bis zu den Infoscreens.

Kurz und Knapp

Teilnehmende erhalten vorab einen QR Code mit allen wichtigen Informationen
Vor Ort können Teilnehmende an verschiedenen Stationen die Badges selbst ausdrucken
Die Registrierung erfolgt so automatisch mit Druck des Badges
Zeitersparnis: schneller und selbstständiger Registrierungsprozess
Effizienz: automatisiert den Checkin-Prozess
Flexibilität: flexible Anreiszeiten bieten mehr Komfort

Bereit für den perfekten Empfang?

Diese Elemente sind nur der Anfang einer gut geplanten Empfangsstrategie. Egal, ob es um die Registrierung, den Check-in, die Materialausgabe oder die digitale Medienannahme geht – jedes Detail zählt für einen erfolgreichen Kongress.

Wir bieten Ihnen im Download eine umfassende Checkliste, die Ihnen alle Schritte für ein reibungsloses Empfangsmanagement aufzeigt. Machen Sie Ihren Kongress unvergesslich!

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Leistungen Xscreen

Das bietet Xscreen für technische Möglichkeiten für die Umsetzung einer Selfprint Station: Drucker, Scanner, Station verkabeln, Gestaltung im CI der Veranstaltung, Infodisplays zum Handling an der Station
Xscreen bietet Ihnen alle erforderlichen Komponenten, um den Prozess der Namensschildausgabe zu optimieren und den Teilnehmenden eine angenehme Erfahrung zu bieten.