Finden Sie die richtige Technik

Aus der Not heraus, haben Mitte 2020 viele Veranstaltungen kurzfristig digital stattfinden müssen. Wirtschaft und Event-Branche brauchten nachdem Lockdown-Schock schnell unkomplizierte Lösungen. Seither haben Online und Hybrid Events einen Boom erlebt, der jedoch an der nötigen Professionalität vermissen lässt. Mit dem richtigen Equipment lassen sich virtuelle Veranstaltungen jedoch ebenso professionell durchführen wie ihr Live-Pendant.

Die Veranstaltung bestimmt das Equipment

Abhängig von der Art der Veranstaltung, die durchgeführt werden soll, kann das Equipment stark variieren. Die benötigte Technik für Präsenz- und Online-Veranstaltungen unterscheidet sich nicht unbedingt signifikant. Dennoch gibt es einige Tools, die vor allem für Hybrid Events gebraucht werden.

Das liegt daran, dass eine Hybridveranstaltung Inhalte live oder aufgezeichnet an ein digitales Publikum überträgt. Diese Inhalte müssen jedoch produziert werden.

Exkurs: Was bedeutet Produktion?

Produktion ist ein weit gefasster Begriff, der sich im Allgemeinen auf die Erstellung betrieblicher Leistungen bezieht, und zwar unabhängig davon, ob es sich um Sach- oder Dienstleistungen handelt. (Wirtschaftslexikon)

Im Rahmen von Veranstaltungen bezieht sich die Produktion auf die Schaffung eines Medienprodukts. Dazu werden unterschiedliche technische Elemente (Audio, Video, Licht, Inszenierung usw.) miteinander kombiniert. Bei einem Hybrid Event sind dies also die Programmpunkte, welche dem anwesenden und digitalen Publikum präsentiert werden.

Technisches Equipment für Hybrid Events

So unterschiedlich Veranstaltungen sein können, so unterschiedlich ist die benötigte Technologie. Dabei stellen sich diverse Fragen:

Werden die Diskussionsteilnehmer und Redner von ihren Büros oder Zuhause zu geschaltet oder werden sie auf einer Bühne gefilmt?
Gibt es Show-Acts auf einer Bühne?
Werden Filme / Videos eingespielt?

Je nach dem, was genau geplant ist, unterscheiden sich Aufwand und Tools. Zum technischen Equipment werden jedoch in jedem Fall:

einen gut beleuchteter Konferenzraum,
Beleuchtungskonzept mit Führungs- und Aufhellungslicht sowie Hintergrundbeleuchtung (3-Punkt-Beleuchtung)
HD-Kameras und Stativeinstellung
Ansteckmikrofone für die Hauptredner
Studiomikrofone für Eins-zu-eins-Interaktionen
Veranstaltungsverwaltungssoftware, die in eine Streaming-Plattform/einen Streaming-Dienst integriert ist
eine ausreichende Internetverbindung zur Übertragung

Videoelemente für hybride & virtuelle Veranstaltungen

Bei hybriden Veranstaltungen wird die Verwendung von mindestens einer Kamera empfohlen, da es für das virtuelle Publikum ansprechender ist, den Redner zu sehen als nur Folien. Empfehlenswert sind jedoch mindestens drei Kameras, um weitere Winkeloption zu bieten. Auf diese Weise erhalten Sie eine Weitwinkel- und Nahaufnahme und können die Perspektive variieren.

Best Practice Tipp für Videoübertragungen

Behandeln Sie Videoübertragungen als Live-TV. Achten Sie darauf, das Online-Publikum jederzeit mit Inhalten zu versorgen. Haben Sie immer ein Bild, zu dem Sie gehen können. Erstellen Sie eine Logo-Folie oder eine andere Grafik, die im Falle eines Problems mit einer Ihrer anderen Quellen auf den Bildschirm gebracht wird.

Beleuchtung von Hybriden und Online Events

Der Lichtbedarf für hybride und virtuelle Veranstaltungen kann sehr unterschiedlich sein. Für ein Online-Meeting, bei dem alle Teilnehmer online zugeschaltet werden, reicht wahrscheinlich eine Schreibtischlampe mit einem Gelenkarm oder ein Ringlicht aus.

Bei größeren Veranstaltungen, bei denen eine Bühne benutzt wird, ist ein komplexeres Beleuchtungskonzept notwendig. Hierfür werden beispielsweise Scheinwerfer, Wash Beams, Farben und Effekte benötigt. Um die Beleuchtung optimal zu gestalten, sollte zudem eine Steuerkonsole und / oder – Software verwendet werden.

Technik-Check einplanen

Bevor das Hybrid Event stattfindet, sollte es mindestens einen Technik-Check, möglicherweise sogar eine Durchlaufprobe geben. Dies hat mehrere Vorteile:

die Technik wird auf Funktionalität getestet, Beleuchtung, Kamera-Einstellung und Ton können optimiert werden
das Setting wird im Live-Check ausprobiert, Hintergründe, Redner-Positionen, etc. können noch geändert werden
Redner und Gäste haben die Gelegenheit geben, ihre Präsentationen durchzugehen, die Ausrüstung zu testen und sich mit ihr vertraut zu machen

Unterstützung durch Fachpersonal

Neben der richtigen Veranstaltungstechnik kann professionelles Fachpersonal beim Aufbau und der Planung des Hybrid Events unterstützen. Dazu gehören beispielsweise:

Kameraleuten, möglicherweise ein Kameramann und Assistenten
ein Toningenieur, der die Tonverstärkung sowohl für das Live- als auch für das digitale Publikum verwaltet
ein Lichttechniker, der die Beleuchtung passend gestaltet
ein ITler, der die Streaming-Software im Auge hat und auf etwaige Probleme sofort eingehen kann