So einfach sind hybride Events in Wirklichkeit

Großveranstaltungen gleichzeitig vor Ort und online durchzuführen, ist nicht neu. Die Corona-Pandemie hat jedoch Veranstalter gezwungen, sich intensiver mit diesem Konzept zu beschäftigen. Da noch nicht absehbar ist, ab wann Großveranstaltungen wieder stattfinden können, müssen andere Wege gefunden werden, um Konferenzen, Messen und Tagungen durchführen zu können. Xscreen hat mit seinem Partner Media City Atelier GmbH (MCA) ein Live Streaming Studio aufgebaut, mit dem virtuelle Konferenzen und Online Events jederzeit umgesetzt werden können.

Reges Interesse an Showtagen

Ende August stellten Xscreen und MCA ihre Lösung für Hybrid Events im Studio 3 der media city leipzig vor. Rund 90 Interessenten ließen sich das Live Streaming Studio zeigen und erklären, wie sie damit Großveranstaltungen virtuell umsetzen können.

„Ach, so einfach geht das?“ war wohl die häufigste Reaktion der Besucher als ihnen klar wurde, wie einfach Konferenzen auch als Hybrid Event umgesetzt werden können.

„Es ist kein Hexenwerk“, sagt Eik Hofmann, Operations Manager bei Xscreen. „Mit der richtigen Technologie und einem guten Konzept lassen sich Großevents virtuell durchführen – auch über Corona hinaus.“

Live Stream Studio zeigt wie Hybrid praktisch funktioniert

Das Live Stream Studio in der media city verdeutlicht, wie Hybrid Events praktisch funktionieren. Bühnenaufbau, technische Ausstattung sowie die Einbindung des Publikums und externer Redner sind mit der Lösung möglich – Praktisch könnte eine Konferenz sofort starten.

Das Hybrid Event steht seinem Live-Pendant dabei in nichts nach und erfüllt vor allem die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung: die Interaktion und Integration des Besuchers.

Möglich ist dies durch eine selbstentwickelte Software von Xscreen. Mittels dieser lassen sich auf einen Klick Umfragen, Votings und Fragen in die Konferenz integrieren. Außerdem können Ansprechpartner per Live-Bild zu Diskussionen hinzugeschalten werden. Für den Besucher ist die Nutzung der Web-App dabei unkompliziert.

„Der normale User muss keine Software installieren, er kann sein eigenes Handy benutzen, alles ist barrierefrei und webbasiert“, erklärt Eik Hofmann. „Außerdem wird der Stream auf deutschen Servern in Nürnberg gehostet und ist gemäß DSGVO sicher.“

Vorteil der virtuellen Veranstaltung

Die professionelle Technik und die Web-App bieten Veranstaltern Vorteile auch für die Zeit nach Corona. So lassen sich Events zukünftig generell einfacher virtuell umsetzen und geben Veranstaltern die Möglichkeit kostensparend und nachhaltig Großevents durchzuführen. Denn bei Hybrid Events

• fallen keine Kosten für Reisen und Hotels an
• muss kein Catering organisiert werden
• entsteht kein Papiermüll durch Präsentationen, Tickets, etc.

Neben einer nachhaltigen, kostensparenden Umsetzung ermöglichen Hybrid Events gleichzeitig eine höhere Reichweite. Schließlich können auch Besucher an einer virtuellen Veranstaltung teilnehmen, die möglicherweise aus Budget- oder Termingründen nicht zur Live-Veranstaltungen hätten anreisen können.

Werden die Aufnahmen der Inhalte nach der Veranstaltung zusätzlich online zur Verfügung gestellt, können Teilnehmer sich so bestimmte Inhalte noch einmal ansehen. Langfristig ermöglichen die Videos Interessenten ebenfalls die Konferenz oder Messe „zu besuchen“, auch wenn sie während der eigentlichen Veranstaltung nicht teilnehmen konnten.

Professionelle Veranstaltungstechnik für Hybrid Events

Wichtig für den Erfolg einer virtuellen Veranstaltung ist neben einem guten Konzept, auch die richtige Technik. Das Live Streaming Studio von Xscreen und MCA ist mit professionellem, modernem Event-Equipment ausgestattet. Mehrere Full-HD-Kameras filmen die große Bühne aus verschiedenen Perspektiven. Die Ausleuchtung ist individuell auf die Veranstaltung abgestimmt.

Zusätzlich steht Veranstaltern ein professionelles Team zur Seite, welches Fachexpertise und Erfahrung vereint. Dieses kümmert sich vor Ort um die Technik und einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung.

Das perfekte Konzept für virtuelle Veranstaltungen

Mit dem Live Streaming Studio stellen Xscreen und MCA Veranstaltern den perfekten Ort für ihr virtuelles Großevent zur Verfügung. Doch darüber hinaus bietet das Team Tipps und Tricks bei der Planung und Umsetzung.

„Die Vorbereitung für ein Hybrid Event dauert ähnlich lang wie für eine Live-Veranstaltung“, erklärt Eik Hofmann. Zwar müssen keine Hotels oder Caterer gebucht werden, doch auch ein Hybrid Event braucht eine Tagesordnung, Redner und ein effizientes Marketing im Vorfeld.

Die Experten von Xscreen unterstützen Veranstalter nicht nur bei der technischen Umsetzung von virtuellen Events, sondern von Anfang an. Konzeption und Planung gehen Hand in Hand mit dem technischen Knowhow, damit das hybride Großevent einen voller Erfolg wird.