Virtuelle Veranstaltungsorte

Virtuelle Events haben sich in der Eventbranche als positives Nebenprodukt von pandemiebedingten Reisebeschränkungen und Verboten physischer Versammlungen etabliert. Event-Veranstalter und Anbieter von Veranstaltungstechniken sind auf Online- und Hybrid-Events umgestiegen. Online Event Locations wie Xcom Live gewinnen dabei zunehmen an Bedeutung.

Neue Formate erfordern virtuelle Veranstaltungsorte

Um möglichst erfolgreich digitale Event-Formate durchzuführen, benötigen Veranstalter nicht nur professionelle Inhalte, sondern auch attraktive Interaktionsmöglichkeiten. An dieser Stelle kommen virtuelle Veranstaltungsorte und Live-Event-Produktionsstudios ins Spiel.

Online Event Locations sind Lösung für Veranstalter, die den Bedarf an hochwertigen Umgebungen für Live Event Plattformen erkannt haben. Anbieter virtueller Veranstaltungsorte bieten Dienstleistungen und Unterstützung für vollständig online oder hybrid stattfindende Veranstaltungen, die zuverlässige, hochwertige Inhalte erfordern.

Eine neue Art von Veranstaltungsort

Die Popularität von virtuellen Konferenzplattformen ist seit Beginn der Pandemie sprunghaft angestiegen. Aber die Erfahrung hat gezeigt, dass sie nicht immer die geeignetste für vollwertige Veranstaltungserlebnisse sind, insbesondere wenn es darum geht, Erfahrungen mit hohem Produktionswert zu liefern.

Es ist wichtig, umzudenken und innovativ zu sein, wenn virtuelle Erlebnisse erfolgreich sein sollen. Das Wichtigste: Veranstaltungen und Inhalte können nicht einfach von einer Live-Umgebung auf eine virtuelle Plattform übertragen werden. Denn statt eines anwesenden, auf das Ereignis konzentrierten Live-Publikums, sind die Nutzer hybrider und virtueller Events permanenten Ablenkungen ausgesetzt. Auch die Zeitplanung liegt nicht mehr in den Händen des Veranstalters, sondern in denen des Teilnehmers. Die Regeln für Online- und Hybrid-Events sind also komplett andere als für eine Präsenz-Veranstaltung.

Voll ausgestattete Produktions- und Sendestudios

Diese neuen virtuellen Veranstaltungsorte sind im Wesentlichen voll ausgestattete Produktions- und Sendestudios, die Webcasting und virtuelles Eventdesign ermöglichen. Sie verändern die Event-Branche, indem sie ein besseres Erlebnis für virtuelle und hybride Events bieten.

Live-Streams, die in der Vergangenheit effektiv gewesen sind, um Inhalte zu vermitteln, reichen nicht mehr aus. Veranstalter müssen heutzutage ein im wahrsten Sinne des Wortes ein „Event“ schaffen, um relevant zu bleiben. Online- und Hybrid-Events müssen die Zuschauer fesseln, um in Erinnerung zu bleiben und visuell zu stimulieren.

Um dies zu erreichen, bieten die meisten Online Event Locations eine Kombination aus großen, anpassbaren LED-Bildschirmen, einer physischen Bühne, intelligenter Beleuchtung und einem Produktionsteam vor Ort. Das Setting befindet sich entweder in einem Produktionsstudio oder an einem Ort der Wahl des Veranstalters – ein Büro, ein Hotel oder eine Outdoor-Bühne. Maßgeblich für die Wahl des Ortes ist vor allem logistischem Vorbereitungsaufwand, der außerhalb eines festen Studios natürlich höher ist.

Vorteile von virtuellen Veranstaltungsorten

Die Hauptunterschiede zwischen Online Event Locations und normalen Livestreams liegen sowohl in der Produktionsqualität als auch in den Kontrollmöglichkeiten. Denn für ein erfolgreiches virtuelles Event ist von immenser Bedeutung, dass die Technik richtig läuft und es keine Sicherheitslücken gibt.

Während die Leute zwar ein Zoom- oder MS-Teams-Events hosten können, haben sie jedoch keinen Einfluss auf die Audio- und Videoqualität. Zudem gibt es immer noch Sicherheitsprobleme.

Virtuelle Veranstaltungsorte verfügen in der Regel über ein Team von AV-Profis und Content-Produzenten: Experten für virtuelle Veranstaltungstechnik. Dies können jeden Teil der Event-Übertragung beaufsichtigen. Sie haben während des Events jederzeit Audio- und Videoqualität im Blick.

Durch die zusätzliche Unterstützung können Event-Veranstalter sicherstellen, dass jederzeit die richtigen Personen auf dem Bildschirm zu sehen sind und dass es keine Probleme mit unbeabsichtigtem Stummschalten oder automatischem Abmischen des Tons gibt. Dies sind häufige Probleme bei Videokonferenzplattformen, insbesondere dann, wenn der Veranstalter mit der verwendeten Technologie nicht vertraut ist.

Virtueller Veranstaltungsort: LIT & LIST erstmals als Online-Events

Der erste digitale Leipziger Insolvenzrechtstag und der erste digitale Leipziger Insolvenzsteuerrechtstag fanden erstmals Online statt. Beide Events setzte Xscreen im Studio 6 des Media City Atelier als virtuellen Veranstaltungsort um.

Über die Location hinaus: Ideen für virtuelle Events

Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Locations für Online Events anzubieten, unterstützen Event-Veranstalter auch bei der Ideenfindung sowie bei Monetarisierungsmöglichkeiten. So stellen sie beispielsweise Renderings und Visualisierungen für Sponsoren und Stakeholder bereit, damit diese genau sehen können, wie das Veranstaltungsformat und -design aussehen wird.

Dies kann äußerst nützlich sein, um sicherzustellen, dass die Sponsoren mit der Art und Weise, wie sie dargestellt werden, zufrieden sind, und um das gesamte virtuelle Event-Erlebnis für die Teilnehmer zu glätten. Nichts ist schlimmer für eine professionell aussehenden Veranstaltung wie körnige Grafiken und eine niedrige Produktionsqualität – besonders bei Assets, die eine positive Markenassoziation erzeugen sollen.

Anbieter von virtuellen Veranstaltungsorten bieten auch Funktionen an, die von Live-Events übernommen wurden, wie z. B. Moderatorenansichten, die den Platz der Monitore auf der Bühne einnehmen und je nach den Vorlieben des jeweiligen Moderators konfigurierbar sind.

Solche Funktionen helfen auch bei hybriden Veranstaltungen, wenn Moderatoren oder Redner aus der Ferne teilnehmen.

Vorstellung von Hybrid-Event-Möglichkeiten

Bei den Hybrid Event Showcase Days in Leipzig wurden unterschiedliche Varianten virtueller und hybrider Events vorgestellt. Dafür wurden im Vorfeld insgesamt sechs Bühnensets aufgebaut, für die Präsentation gefilmt und wieder abgebaut.

Die Zukunft der Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen erfreuen sich weitaus höherer Besucherzahlen als ihre persönlichen Gegenstücke, was den Event-Veranstaltern einen potenziellen, vorübergehenden Anstieg ihres Publikums beschert. Online Event Locations können eine Möglichkeit sein, aus diesem Wachstum Kapital zu schlagen, um mehr Menschen zu erreichen und einen Ruf für qualitativ hochwertige Inhalte aufzubauen.

Um das zu erreichen, ist virtuelles Engagement der Schlüssel. Die Teilnehmer müssen von den Inhalten gefesselt werden, da sie sonst abschalten oder wegklicken. Dabei reicht es nicht mehr nur aus, den Moderator oder Sprecher „virtuell“ zu zeigen. Vielmehr benötigen Hybrid- und Online-Events Interaktion und Innovation, um virtuelle Erfahrungen zu verbessern. Eingesetzt werden können beispielsweise:

  • Beeindruckende Visuals
  • Produktion und Integration von in sich geschlossenen Videoelementen, um Präsentationen dynamischer zu gestalten
  • Integration interaktiver Momente wie Live-Umfragen und Abstimmungen sowie die Straffung der Übergänge in und aus diesen Aktivierungen
  • Einbindung von Unterhaltungselementen, die den Teilnehmern eine mentale Pause und eine andere Möglichkeit bieten, ihr Gehirn zu beschäftigen, insbesondere wenn diese Unterhaltungselemente die inhaltlichen Ziele vorantreiben
  • Nutzung von LED-Leinwänden, um interaktive Element zu integrieren und Interaktion zwischen Teilnehmern vor Ort und online zu ermöglichen

Dies wird besonders wichtig sein, wenn Live-Events wieder starten. Die Einbindung eines Online-Publikums in einem hybriden Format wird eine Schlüsselrolle in hybriden Event-Strategien spielen, um die Erholung der Veranstaltungsindustrie zu unterstützen.

Zukünftig wird es zum Alltag, beide Publikumsgruppen – live und virtuell – in einem zusammenhängenden Publikum zu haben. Die Event-Branche muss daher künftig in der Lage sein, kreative Inhalte und Programme zu entwickeln, die beiden Publikumsgruppen ansprechen und mit ihnen interagieren.

Online Location XCOM Live

Einer dieser neuen virtuellen Veranstaltungsorte ist XCOM.live. Die Online Event Location ist eine Gesamtlösungen für virtuelle und hybride Konferenzen, Meetings und Kongresse. Sie bietet Veranstaltern auch online mit einem professionellen Erscheinungsbild sowie professionelle Betreuung von der Konzeption über die Umsetzung bis zur Evaluation.

Mit XCOM.live wird eine Online-Plattform bereitgestellt, welche eine unkomplizierte Registrierung und Organisation sowie eine Zugriffskontrolle ermöglichen. Die Online-Location beinhaltet unter anderem interaktive Teilnahme, Organisation & Registrierung, DSGVO-konformität sowie Pausen & Breakout-Räume.

XCOM.live Slider

Hybride und Online-Events werden zur Norm

Mittlerweile ist klar, dass die virtuelle Welt nicht mehr wegzudenken ist. Die Einschränkungen aufgrund der Pandemie werden noch eine Zeit lang andauern, und die gesamte Veranstaltungsbranche muss weiterhin Wege finden, um ein entferntes Publikum anzusprechen.

Da immer mehr Veranstaltungen virtuell abgehalten werden, konnten sowohl Veranstaltungsplaner als auch Eventtechnik-Anbieter in kürzester Zeit experimentieren und lernen, wie man das Format am besten einsetzt. Diese Innovation und Kreativität werden nur weiter zunehmen, da hybride und Online-Events in Zukunft zur Norm werden. Obwohl es noch zu früh ist, um das zu sagen, werden virtuelle Veranstaltungsorte wahrscheinlich auch ein großer Akteur bei hybriden Veranstaltungen sein, sobald kleine Live-Events wieder stattfinden und virtuelle Optionen unverzichtbar bleiben.

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