Online-Event-Locations

Online- und Hybrid-Veranstaltungen sind in aller Munde. Doch wie findet man die richtige Online-Event-Location? Was gibt es zu beachten, welche Fakten gilt es im Vorfeld zu klären? Braucht man überhaupt eine „Location“? Hier finden Sie die Antworten auf alle wichtigen Fragen.

Schritt 1: Braucht man tatsächlich eine Online-Event-Location?

Auch wenn die Veranstaltung „nur online“, im virtuellen Raum, sattfindet – für ein professionelles Event ist eine Location in jedem Fall ein Muss. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass man sich eine spezielle Location anmieten muss. Möglicherweise haben Sie auch in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Organisation die passenden Räumlichkeiten. Aber es stellen sich eben besondere Anforderungen an diesen Ort. Insbesondere das Licht, die Akustik und der Hintergrund müssen stimmen. Sonst wirkt es schnell dilettantisch.

Das gilt auch für den virtuellen Raum – ergo die Plattform, in die ein Live-Event eingebunden werden soll. Gibt es beispielsweise auch virtuelle Pausenräume und Breakout-Sessions, die Ihre Event-Gäste auch am Rande der Veranstaltung zum Diskutieren und Plaudern einladen? Lässt sich die Plattform mit dem eigenen Branding versehen und das Event so wirklich zu Ihrer Veranstaltung werden?

Je professioneller der gesamte Rahmen, desto professioneller wird Ihr Event.

 

Schritt 2: Welches Budget steht zur Verfügung?

Die Frage lautet aber nicht nur: Wie professionell darf es sein? Sondern auch, wie teuer? Stellen Sie sich die Frage nach dem Budget wirklich am Anfang der Eventplanung – sonst landet Ihr Veranstaltungsplan am Ende in der Schublade. Und Sie? Sie fangen wieder von vorne an. Wer will das schon?

 

Schritt 3: Wie wichtig ist die Anzahl der Personen? Oder: Wie groß muss eine Online-Event-Location eigentlich sein?

„Egal wie viele Gäste teilnehmen“  – gerade das sei doch ein Vorteil von Online- und Hybrid-Events. Stimmt! Plattformen für virtuelle Events scheren sich nicht darum, wie viele Personen letztendlich an einer Veranstaltung teilnehmen werden. Begrenzte Teilnehmerzahlen gehören damit der Vergangenheit an – eine wahnsinnige Erleichterung für die Eventplanung.

Für die reale Location für Online- und Hybrid-Veranstaltungen gilt dies jedoch nicht. Hier sollten Sie sich tatsächlich zunächst sehr klar darüber werden, wie viele Personen „vor Ort“ sein werden, bevor Sie auf die Suche nach den richtigen Räumlichkeiten gehen. Schließlich sollte es vor der Kamera am Ende weder beengt noch zu leer wirken.

Reicht also eine kleine Bühne mit Rednerpult? Oder bedarf es mehr Platz für eine ganze Gesprächsrunde oder gar verschiedener Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Bühnen-Szenarien?

Und: Kommen Gäste mit besonderen Bedürfnisse, wie beispielsweise Menschen mit Behinderung? Erfüllen die räumlichen Gegebenheiten außerdem die Vorgaben hinsichtlich der Corona-Pandemie?

Spielen Sie die komplette Veranstaltung mit ihren Abläufen einmal gedanklich durch. So vergessen Sie keine wichtigen Aspekte!

 

Schritt 4: Akustik und Licht – sie machen den Unterschied!

Perfekte Locations für Online- und Hybrid-Events sind natürlich solche, die genau für diesen Zweck konzipiert wurden. Hier müssen Sie sich um eine schlechte Akustik oder das falsche Licht keine Gedanken machen. Auch das entsprechend professionelle Equipment ist bereits vorhanden, die komplette Streaming-, Video-, Kamera- und Tontechnik. Für ein professionelles Event sollten Sie sich unbedingt auch ein professionelles Setting suchen.

 

Schritt 5: Wo findet man überhaupt Locations speziell für Online-Events?

Zum Beispiel bei uns! Denn Xcom.live und Xscreen arbeiten eng und sehr erfolgreich mit der Media City Atelier GmbH zusammen. Optimale räumliche Bedingungen für Online- und Hybrid-Events treffen so mit einer professionellen Plattform und Highend-Technik für eine perfekte visuelle und akustische Umsetzung zusammen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf – wir informieren Sie gern näher über unsere Online-Locations sowie die technische und planerische Begleitung Ihrer Veranstaltung!