Tipps zur Planung von digitalen Events

Online Events, virtuelle Veranstaltung und Live-Streaming

Tipps zur Planung von digitalen Events

Die Veranstaltungsbranche entwickelt sich rasant weiter. Überall poppen digitale Events auf. Die Organisation eines virtueller Veranstaltungen unterscheidet sich jedoch in einigen Punkte von der Planung ihres realen Pendants. Hier sind einige Tipps, wie Ihre Online Events erfolgreich sind.

Wie sieht die Planung für digitale Events aus?

Bei der Organisation digitaler Events gibt es einige wichtige Aspekte, die Veranstalter beachten müssen. Zum einen befinden sich nicht alle Teilnehmer am gleichen Ort wie bei einem persönlichen Treffen. Abhängig von der Zielgruppe der Veranstaltung, können sich die Teilnehmer sogar in unterschiedlichen Zeitzonen aufhalten.

Zeit- und Pausenplanung an Teilnehmern ausrichten

Diese Zeitverschiebungen sollten daher so gut wie möglich in die Event-Planung integriert werden. Beispielsweise könnten Keynotes nicht für den Vormittag, sondern für den Nachmittag geplant werden. Dies erlaubt, einer größeren Anzahl von Teilnehmern, live zu zuschauen.

Bei der Zusammenstellung der Tagesordnung sind Pausen ebenso wichtig wie die Höhepunkte. Die Leute benötigen Zeit, zu essen, sich bei der Arbeit zu melden und – in diesen Tagen – sich um ihre Kinder zu kümmern. Studien zeigen, dass 90 Minuten ungefähr die maximale Zeit ist, die jemand praktisch ohne Pause teilnehmen kann.

Die Zeitplanung für digitale Events richtet sich also nach den Teilnehmern:

  • Wo kommen diese her?
  • Wann haben sie Zeit an Veranstaltungspunkten teilzunehmen?
  • Wie viel Zeit haben sie, um online zu zusehen?

Technische Umsetzung der virtuellen Agenda

Ein weiterer Schlüsselfaktor bei der Erstellung einer virtuellen Agenda ist die Technik. Die Frage ist hier, ob die Veranstaltungsinhalte alle per Livestream übertragen oder vorab aufgenommen und später abgespielt werden oder nicht.

Am Idealsten ist eine Mischung aus beiden Varianten. Keynotes und Höhepunkte können als Livestream veranstaltet werden. Auch Workshops oder Seminare, bei denen Diskussionen zu erwarten sind, eignen sich gut für eine Live-Übertragung.

Andere Inhalte des digitalen Events können aufgezeichnet und zu einem bestimmten Zeitpunkt mit Live-Fragen und Antworten im Chat-Raum abspielen werden. Die dritte Möglichkeit ist, Inhalte strikt auf Abruf zur Verfügung stellen.

Bei der Auswahl der geeignetsten Optionen unterstützen im der Regel die Partner für die Veranstaltungstechnik, da diese das benötigte Equipment zur Verfügung stellen müssen. Normalerweise kostet es zudem mehr, einen Livestream zu erstellen, als etwas für den On-Demand-Konsum hochzuladen. Daher müssen Vor- und Nachteile jeder Option abgewogen werden.

Welche Plattform eignet sich für digitale Events?

Wie bei Live-Veranstaltungen ist die Technologie einer der wichtigsten Aspekte eines digitalen Events. Es gibt eine Vielzahl von Lösungen und Systemen, von einfach und kostenlos bis hin zu ausgeklügelten und Hunderttausende von Euro kostenden Optionen.

Am wichtigsten ist es, sicherzustellen, dass für die Dauer Ihrer Veranstaltung eine technische Ressource zur Verfügung steht. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass die Teilnehmer technische Probleme haben und nicht wissen, wen sie um Hilfe bitten sollen.

Bei der Wahl der geeigneten Technologie spielt ebenfalls die Art der Übertragung der Veranstaltungsinhalte eine große Rolle.

  • Werden die Inhalte ganztägige live gestreamt?
  • Oder ist eine mehrtägige Konferenz mit einer Mischung aus Live- und aufgezeichneten Inhalten geplant?
  • Soll es mehrere parallel laufende Breakout-Sitzungen geben?
  • Wird einem Raum für Präsentation von Produkte und Dienstleistungen benötigt?
  • Sollen die Inhalte nach der Veranstaltung weiterhin zur Verfügung stehen – und wenn ja, wie lange werden sie abrufbar sein? Die Möglichkeit, auf die Inhalte zurückzugreifen und sie nach dem Ende der Veranstaltung OnDemand zu konsumieren, stellt einen enormen Mehrwert für die Teilnehmer dar.

Bei der Auswahl der einzusetzenden Plattformen spielen zudem die Anwenderfreundlichkeit und die einfache Einbindung in ein Online-Event eine Rolle. Grundsätzlich müssen Veranstalter bei jedem Anbieter oder Tool prüfen, ob der Einsatz den in Deutschland geltenden Datenschutzrichtlinien entspricht. Datensicherheit sollte oberste Priorität haben, um Teilnehmerdaten und gegebenenfalls sensible Inhalte der Veranstaltung zu schützen.

Digitale Events: Plattform von Xscreen
Die Live Conference App von Xscreen ist eine mögliche Plattform für digitale Events

Interaktion mit Teilnehmern vermeidet Ablenkungen

Die Ablenkungen, mit denen Veranstalter in einem digitalen Event konkurrieren, sind anders als alles, womit Planer typischer Weise umgehen müssen. In einer virtuellen Umgebung gibt es zwar keinen einladenden Hotelpool oder einem gelegentlich verkatert aussehenden Teilnehmer, dafür ist die Zahl der Ablenkungen Zuhause oder im Büro umso höher. Seien es Telefonanrufe und E-Mails, soziale Medien, Kinder, Wäsche – dem „Nebenbei“ sind keine Grenzen gesetzt.

Engagement-Punkte entwerfen

Deshalb ist es absolut entscheidend, Engagement-Punkte zu entwerfen. Die Redner sollten gecoacht werden, bevor sie live gehen, um sicherzustellen, dass sie Publikumsbefragungen, Plätze für Fragen und Antworten mit dem virtuellen Publikum und sogar kurze Quizfragen eingebaut haben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, von den Zuhörern während der Sitzung ein Arbeitsblatt erstellen zu lassen oder etwas zu kreieren.

Auch hier ist das Präsentationsdesign von entscheidender Bedeutung. Was vor Ort von einer Bühne aus funktioniert, lässt sich möglicherweise nicht gut auf den kleinen Bildschirm übertragen. Eine gute Faustregel ist, alle 10 Minuten eine kleine Aktivität zur Einbeziehung des Publikums durchzuführen.

Ein weiterer Ratschlag ist, immer einen Moderator oder Gastgeber zu haben, der mit dem Redner interagieren und das Publikum durch Gespräche und Fragen und Antworten in die Sitzung einbeziehen kann. Bei großen Produktionen ist ein professioneller Moderator ein Muss.

Erfolgreiche digitale Events müssen emotionalisieren

Engagement-Punkte können Ablenkungen minimieren, doch eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung begeistert und bindet Teilnehmer emotional ein. Redner, Moderatoren und Veranstalter müssen ein Wir-Gefühl erreichen. Dafür gibt es vielfältige Möglichkeiten: beispielsweise die kreative Einbindung von Showacts oder sogar gemeinsames Kochen am Bildschirm. Grenzen setzt hier nur die Vorstellungskraft der Veranstalter.

Dazu gehört ein weiteres zentrales Element: Digitale Events sollten Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich nicht nur mit den Rednern, sondern auch untereinander zu verbinden. Um dies zu erreichen, muss bereits bei der Wahl der geeigneten Plattform auf die Möglichkeit geachtet werden. Können auf der Plattform Teilnehmer miteinander diskutieren und interagieren?

Umbruch der Veranstaltungsbranche

Werden digitale Events persönliche Zusammenkünfte ersetzen? Die kurze Antwort lautet nein. Menschen sind von Natur aus Stammeswesen, und nichts in der virtuellen Welt wird das Händeschütteln, das Plaudern mit einem Redner nach einer Sitzung oder sogar das Gespräch in einer Bar am späten Abend, das uns die Augen für neue Ideen öffnet, ersetzen. Dennoch wird die Veranstaltungsbranche einen Umbruch erleben.

Der Aufstieg des hybriden Events oder zusätzlicher virtueller Inhalte ist global nicht mehr zu verhindern. Daher ist es wichtig, dass die Organisatoren von digitalen Veranstaltungen lernen, und sich virtuell zu engagieren.

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