Virtuelle Konferenzen

Online statt live: Eine virtuelle Konferenz ist eine gute Alternative oder Ergänzung zu einer Live-Veranstaltung. Der Planungsprozess ist sehr ähnlich wie bei jedem anderen Event. Das Wichtigste ist auch bei Online Events, sich in die Lage der Teilnehmer zu versetzen.

Standard-Planungstipps verwenden

Auch wenn es Unterschiede – vor allem in Fragen der benötigten Technik – zwischen virtueller und Vor-Ort-Konferenz gibt, gelten in vielen Aspekten dieselben Regeln. So fällt es Teilnehmern in der Regel schwer länger als zwei Stunden am Stück auf ihren Plätzen zu sitzen. Das gilt für Live-Events genauso wie für virtuelle Veranstaltungen. Bei der Planung können Veranstalter daher auf ihre Standard-Planungstipps und -tricks zurückgreifen. Virtuelle Konferenzen mögen sich anders anfühlen, aber je mehr sie wie eine persönliche Veranstaltung behandelt werden, desto besser.

Veranstalter und Event-Planer müssen sich bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung vor allem folgende Fragen stellen:

• Werden die Inhalte live, auf Abruf oder als Mischung zur Verfügung stehen?
• Wird vor der Veranstaltung ein Leitfaden für Teilnehmer erstellt, der erklärt, wie man an Keynotes teilnimmt, Sitzungen besucht und Messaging-Tools verwendet?
• Was sind Ihre KPIs für die Veranstaltung? Auch wenn Sie sich weniger auf die gewonnenen Leads konzentrieren, können Sie Ihre Ziele um die Sitzungsregistrierung und Feedback-Umfragen herum aufbauen.
• Was passiert, wenn es Verbindungsprobleme gibt?
• Werden für die Veranstaltung Gebühren erhoben oder ist der Zugang kostenlos?
• Wie lange werden On-Demand-Sitzungen nach der Veranstaltung verfügbar sein?
• Wie lange werden die Sitzungen dauern?
• Welche Hilfsmittel werden den Teilnehmern zur Verfügung stehen, um sich zu vernetzen und Termine zu planen?

Technik-Leitfaden für virtuelle Konferenz erstellen

Der Hauptunterschied zu einer Live-Veranstaltung ist die Technik. Natürlich kann auch bei einer Tagung oder Konferenz vor Ort das Mikrofon ausfallen, der Beamer mit dem Laptop nicht kompatibel oder das W-Lan-Netz überlastet sein. Doch in der Regel betrifft dies nicht die Teilnehmer direkt.

Bei einer virtuellen Konferenz müssen jedoch alle Teilnehmer Technik nutzen. Es ist daher davon auszugehen, dass es Benutzerfehler geben wird, wenn es um Technologie geht. Die digitale Kompetenz der Teilnehmer (oder deren Fehlen) ist also nicht selbstverständlich.

Es empfiehlt sich, vor der Veranstaltung einen Leitfaden für die Teilnehmer zu erstellen, in dem erklärt wird, wie sie auf die Veranstaltung, die Sitzungen und vieles mehr zugreifen können. Dieser Leitfaden muss nicht abgedroschen sein. Wird die Veranstaltung eine Art von Gastgeber haben oder gibt es einen Keynote-Sprecher? Dieser könnte ein Einführungsvideo aufnehmen, in dem Teilnehmer aufgeklärt werden und gleichzeitig Humor in den Inhalt einfließen lassen.

Noch besser ist es, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, das Starten von Sitzungen oder das Senden von Nachrichten vor Beginn der Veranstaltung zu üben. Dadurch wird der Stress der Teilnehmer gemildert, die Flut von Fragen am ersten Tag der Veranstaltung auf ein Rinnsal reduziert und den Teilnehmern ein insgesamt besseres Erlebnis geboten.

Gleiches gilt im Übrigen für Redner und Workshopleiter: Auch mit den Speakern sollte vor der virtuellen Konferenz ein Technik-Check durchgeführt werden, damit die Keynotes und Sitzungen pünktlich beginnen können.

Engagement der Teilnehmer bei virtuellen Veranstaltungen planen

Persönliche Veranstaltungen sind auf Engagement ausgerichtet. Von der Vernetzung der Teilnehmer zu Happy Hours über Einzeltermine bis hin zu Live-Fragen und Antworten – bei diesen Veranstaltungen werden die Teilnehmer einbezogen, anstatt stundenlang zu sitzen und sich Inhalte anhören zu müssen.

Dieses Engagement ist bei virtuellen Konferenzen noch um einiges wichtiger – auch wenn es auf den ersten Blick so wirkt, als würde es bei Online Events keine Gelegenheit für ein Engagement geben. Beispielsweise können in Keynotes Live-Abstimmungen eingesetzt werden, um die Teilnehmer einzubinden. Workshops und Seminare können immer noch Live-Fragen und Antworten beinhalten.

Die in Form von Veranstaltungstechnik zur Verfügung gestellten Instrumente zur Einbindung der Teilnehmer sind nach wie vor verfügbar. Mit Messaging-Funktionen in einer mobilen Anwendung können sich die Teilnehmer virtuell treffen und Meetings vereinbaren. Wie immer sind soziale Medien ein großartiges Instrument zur Förderung des Engagements. Durch die Verwendung eines Event-Hashtags und die Veröffentlichung von Bildern der beliebtesten Mitbringsel des Tages, von Büroeinrichtungen und vielem mehr, können Teilnehmer das Gefühl vermitteln, Teil einer Gemeinschaft zu sein.

Vernetzung und Networking bei virtueller Konferenz ermöglichen

Bei einer virtuellen Veranstaltung bedeutet die Tatsache, dass die Teilnehmer sich nicht die Hand geben können, nicht, dass es keine Gelegenheit zum Networking gibt. Eine mobile Event App oder Plattform, sei es auf dem Smartphone oder in einem Webbrowser, kann Teilnehmer miteinander verbinden und ein Messaging-System bereitstellen. Sobald sich die Teilnehmer über die App verbinden, können sie Einzeltermine miteinander, mit Ausstellern oder Sponsoren vereinbaren.

Veranstalter und Event-Planer sollten ebenfalls in Erwägung ziehen, eine dedizierte Netzwerkzeit bereitzustellen, um die Teilnehmer zum Treffen zu ermutigen. Ebenfalls denkbar ist die Verknüpfung von Teilnehmern mit ähnlichen Interessen mit Hilfe der Registrierungsdaten. Gruppen-Chats, Breakouts, Videoanrufe, Chatgruppen und Termine erleichtern ebenfalls das Networking.

Live-Veranstaltung in letzter Minute in ein Online Event verwandeln

Es kann Zeiten geben, in denen Veranstalter die Wahl haben, die Konferenz oder Tagung abzusagen oder sie virtuell zu gestalten. Es ist gar nicht so schwer, eine Veranstaltung virtuell durchzuführen, wenn die richtige Infrastruktur vor Ort und der richtige Technikpartner zur Hand sind.

Vor dem Wechsel zu einer virtuellen Konferenz sollten sich Event-Planer folgende Fragen stellen:

• Kann die Agenda in einen virtuellen Rahmen übersetzt werden, oder ist eine persönliche Veranstaltung erforderlich?
• Verfügt der Veranstalter bzw. das Unternehmen über eine Lösung für virtuelle Meetings?
• Gibt es Mitarbeiter, die die technischen Aspekte einer virtuellen Veranstaltung unterstützen und verwalten können?
• Kann die Bandbreite zur Verfügung gestellt werden?
• Verfügen die Teilnehmer über alle Tools, die sie zur virtuellen Teilnahme benötigen?

Können diese Fragen zum größten Teil mit ‚Ja‘ beantwortet werden, ist es nicht schwer von einem Live-Event zu einer virtuellen Veranstaltung umzuschwenken.

1. Legen Sie fest, wie die Inhalte zur Verfügung gestellt werden: live oder auf Abruf
2. Aktualisieren Sie die Veranstaltungswebsite und informieren Sie Ihre Teilnehmer per Mail über die Änderung und den Grund
3. Geben Sie den Teilnehmern einen Leitfaden an die Hand, wie sie der Veranstaltung virtuell beiwohnen
4. Fügen Sie in der Tagesordnung Links zur Aufzeichnung oder Live-Übertragung der Sitzung hinzu

Sollte Technik wie Kameras oder Mikrofone für die Aufnahmen der Programmpunkte fehlen, empfiehlt es sich, sich an den Technik-Partner zu wenden. Häufig verfügen die Verleiher sowohl über das benötigte Equipment für eine virtuelle Konferenz als auch über Personal mit dem Knowhow.

Virtuelle Konferenz generell als Teil des Tagungsprogramms etablieren

Abschließend sei gesagt, dass es eine gute Idee ist, virtuelle Konferenzen und Online Events als eine wichtige digitale Strategie in Ihr Tagungs- und Veranstaltungsprogramm aufzunehmen. Zum einen wird so das eigene Portfolio erweitert, zum anderen können Events auch kurzfristig in virtuelle Veranstaltungen verwandelt werden. Für Veranstalter, die einen Plan und die richtige Technologie haben, kann eine digitale Drehscheibe eine Alternative sein.

Bild (oben): Gerd Altmann / Pixabay