Ein Kongress ist eine Zusammenkunft von Menschen, um Fachwissen auszutauschen. Teilnehmende bringen Fähigkeiten, Wünsche und Bedürfnisse mit, welche die Anforderungen in den letzten Jahren drastisch verändert haben. Sie sind mit den Möglichkeiten, die der Alltag bietet gewachsen, und zum neuen Standard geworden.

Erfahren Sie in diesem Blogartikel by Xscreen, wie sich die Anforderungen in der Organisation und Gestaltung von Kongressen gewandelt haben. 

Digitale Innovationen definieren die Branche neu

Als Gesellschaft haben wir auf die Veränderungen der letzten Jahre reagiert und uns mit großem Tempo auf neue Situationen eingestellt. Dabei entstanden neue Kompetenzen und die Erfahrung zeigt, dass vieles auch anders optimal funktionieren kann.

Der Transfer von Veranstaltungen in den virtuellen Raum hat die technische Kompetenz in der Anwendung von Tools zunehmend verbessert. Dieser Fokus auf das Digitale hat auch die Kommunikation verändert.

Der reale Veranstaltungsraum trifft jetzt auf digitale Innovationen, welche neue Möglichkeiten für das steigende Bewusstsein nach Kommunikation und einem ressourcenschonenden Umgang auf einem Event bieten.

Veranstaltende, TagungspräsidentInnen und Kongressorganisatoren stehen jetzt vor der Herausforderung, die veränderten Bedürfnisse auf Kongressen wahrzunehmen, umzudenken, und in den Veranstaltungsablauf einzubinden.

Neue Anforderungen für Kongresse

Zuschauer haben das Bedürfnis mehr als Zuschauer zu sein und den Wandel selbst mitzugehalten. Das führt den Frontalvortrag zur Transformation in die digitale Interaktion in Echtzeit auf dem Kongress. 

Die Art und Weise, wie Informationen vermittelt werden, hat sich grundlegend verändert. Dies führt zu neuen Anforderungen an Kongresse als Marketing- und Kommunikationswerkzeug. Es reicht nicht länger aus, einfach Wissen zu vermitteln, da die Teilnehmenden bereits über umfangreiche Kenntnisse verfügen und sich aktiv einbringen, am Austausch teilhaben und gleichberechtigt am Wissensaustausch beteiligen möchten.

Die Nutzung moderner Tools ist heute unverzichtbar für einen erfolgreichen Kongress. Ein Kongress, der seinen Teilnehmenden, Ausstellenden, Sponsoren und usw. nicht die technologischen Möglichkeiten bietet, die sie im Alltag bereits permanent nutzen, wird schnell als veraltet und unattraktiv angesehen. Da die alltägliche Nutzung digitaler Tools so weit verbreitet ist, ist deren Einsatz bei Kongressen unerlässlich geworden. Funktionierende digitale Tools wie Apps werden heute als selbstverständlich und integraler Bestandteil jedes Kongresses erwartet.

Durch die Gewöhnung an virtuelle Veranstaltungen wird bereits vorab die Entscheidung zur Teilnahme an einem Kongress von drei Faktoren beeinflusst – Zeitmanagement, fachliche Inhalte und Networking.

• Zeitmanagement 
  Organisatoren und Publikum nicht an den Veranstaltungsort binden
  Keynote-Speaker gezielt für Fachthemen zuschalten und ohne Reiseaufwand in den Kongress einbringen
  Kurzfristige Änderungen ermöglichen und Ausfälle kompensieren

• Fachliche Inhalte
  Schneller Wechsel zwischen Frontalvorträge, Roundtables, Arbeitsgruppen, Workshops, Frage -und Antwortrunden
  Kein Thema verpassen Aufbereitung und Bereitstellung aller Informationen im Nachgang der Veranstaltung
  Teilnehmende vom Sitzplatz aus interaktiv integrieren
  Digitale Darstellung aller Inhalte für die multimediale Übermittlung von Informationen
  Keynote-Speaker gezielt für Fachthemen zuschalten und ohne Reiseaufwand in den Kongress einbringen
  Kurzfristige Änderungen ermöglichen und Ausfälle kompensieren
  Digital vorab und während Veranstaltungen Inhalte abrufen – eine Quelle für alle Informationen

• Networking 
  Gestiegener Anspruch an Qualität und Inhalte der Speaker
  Insights, Erlebnisse und Vernetzungsmöglichkeiten, qualitative Kontakte knüpfen, Austausch auf fachlicher Ebene, gezielte Verbindung auf dem Event
  Teilnehmende gleichberechtigen und als integrativen und wichtigen Teil des Kongresses wahrnehmen

Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Anforderungen an Kongresse in den letzten Jahren stark gewachsen sind und die Organisation und Gestaltung sich drastisch verändert haben. Digitale Innovationen haben die Branche neu definiert und bieten neue Möglichkeiten für Kommunikation und Ressourcenschonung auf Veranstaltungen. Veranstalter müssen sich den veränderten Bedürfnissen der Teilnehmenden anpassen und moderne Tools wie Apps, interaktive Elemente und neue technische Voraussetzungen einsetzen, um den Ansprüchen gerecht zu werden. Der Fokus liegt dabei auf Zeitmanagement, fachlichen Inhalten und Networking. 

Kurzum, Kongresse müssen sich den digitalen Gegebenheiten anpassen, um weiterhin erfolgreich zu sein.